Liderazgo & Project Management

Project Management, una disciplina claramente enfocada en los resultados.
Los proyectos son llevados a cabo por personas, a las que el Project Manager debe liderar.
La propia percepción del rol de líder, la conducción del equipo, la administración del cambio organizacional, y el control del avance del proyecto desde la óptica de una institución dedicada al PM. Seguir leyendo en VENTADIRECTA·BIZ

Un Problema de Percepción

El error de concepto más grande acerca del rol de gerente de proyectos es pensar que es un rol solamente técnico. Cualquier profesional que haya gerenciado un proyecto se da cuenta que este rol tiene mucho que ver con liderar personas.

Desafortunadamente muchos gerentes de proyecto no hacen más que afianzar este estereotipo ya que microadministran sus proyectos y se sienten más cómodos dentro de sus proyectos que fuera de éstos.

Para ganar reconocimiento en el Directorio de sus organizaciones, los gerentes de proyecto deben demostrar habilidades más allá de sus competencias técnicas: entender qué papel juega el proyecto en los engranajes del negocio, describir el avance del proyecto siempre ligado a la estrategia general de la compañía, advertir acerca de problemas que pueden afectar otros proyectos.

Como gerente de proyecto deberías pensar en cómo ampliar tu horizonte profesional, en cómo ir más allá de tu proyecto. Si tu proyecto fuese un árbol en el bosque de proyectos de la compañía, a la mañana con tu equipo deberías enfocarte en los problemas del árbol y a la tarde con los patricinadores deberías enfocarte en qué lugar ocupa tu árbol en todo el bosque, y su relación con otros árboles.

Mi equipo y la resolución de problemas

¿Somos un equipo o un grupo de gente que trabaja junta?

¿Qué diferencia hay entre un equipo de alto rendimiento en un proyecto, y un grupo que se encuentra circunstancialmente “trabajando juntos” en un proyecto?

¿Nunca te hiciste estas preguntas acerca de tu proyecto? ¿Nunca te preguntaste que esta pasando en tu equipo de trabajo?

Lee detenidamente las siguientes preguntas situacionales y contestaste si eso pasa “Siempre”, “A Veces” o “Nunca” en tu equipo:

* Los miembros del equipo contribuyen con su experiencia para la resolución de problemas técnicos, y están predispuestos a escuchar otras contribuciones.

* Los conflictos que surgen por tener diferentes puntos de vista son considerados provechosos y son resueltos constructivamente.

* Los miembros del equipo evitan tener discusiones inútiles, evitan discutir tan solo para salirse con la suya.

* Las soluciones propuestas que son malas ideas o ideas defectuosas no son apoyadas. El equipo es sincero en esto con el que presenta la idea.

* Cada miembro del equipo hace lo posible por que el proceso de resolución de problemas sea efectivo y eficiente, anteponiendo esto al deseo de que su solución sea la que se adopte.

* Los miembros del equipo animan y ayudan a los que tienen menos experiencia.

* Las decisiones de equipo no son arbitrariamente ignoradas por el líder, solamente porque no provienen del líder.

¿Nunca te preguntaron en una entrevista si sabes trabajar en equipo? Esto es trabajar en equipo.

Si contestaste “Siempre” a la mayoría de las preguntas, tu grupo de trabajo es un equipo, y como tal, potencia el rendimiento de cada individuo y aumenta la calidad y productividad del proyecto.

La Administración del Cambio Organizacional

Un proyecto es una iniciativa en una organización para trasladarla desde un Escenario A a un Escenario B. Ese traslado implica un cambio, y esto es algo que los diferentes involucrados absorben en forma diferente.

Tu proyecto puede haber salido bien, puede haber cumplido con la Triple Limitación perfectamente, pero si la organización no absorbe el cambio el proyecto fracasa:
el cliente interno no usará lo que se construyó, habrá saboteadores internos, opositores encubiertos al proyecto, que causarán que este fracase.

Consecuencias típicas del cambio en las personas:
* Inestabilidad emocional.
* Alto estrés.
* Baja productividad.
* Ansiedad.
* Miedo a lo desconocido.
* Conflictos crecientes en cantidad e intensidad.

Cómo absorbemos el cambio:
* Las personas necesitan un período de madurez intelectual y emocional para asimilar el cambio.
* “Asimilar el Cambio” significa convertir algo “Nuevo” en algo “Normal”.
* El esfuerzo de asimilación del cambio varía de acuerdo a las características de cada persona.

Una de las Mejores Prácticas para solucionar este problema es detectar tempranamente los Agentes de Cambio (“Change Agents”) dentro de la organización, y asignarles un papel activo en el proyecto para que “vendan” el proyecto entre sus pares. Un Agente de Cambio es alguien que tempranamente en el proyecto supera el rechazo inicial y se compromete con el cambio para un futuro mejor. No necesariamente es alguien de jerarquia en la organización: puede ser alguien joven, flexible, dinámico/a, que esté entusiasmado con el proyecto y aliente a los demas a recorrer el camino. Siempre será mejor que un agente de cambio de la misma organización “venda” el proyecto, y no el consultor externo que esta implementándolo.

Cuál de las siguientes actividades en el proyecto tendría el más alto impacto para que el cliente interno absorba el Cambio Organizacional en el proyecto?
* El Cálculo de la Ruta Crítica del proyecto.
* La Reunión de Lanzamiento del proyecto, o “Reunión de Kick-Off”.
* La Planificación de Riesgos del proyecto.
* La Administración de Contratos con proveedores externos.
La Reunión de Lanzamiento del proyecto, o “Reunión de Kick-Off” (“Patada Inicial”), sirve entre otras cosas para que el cliente interno del proyecto tenga un primer contacto con el cambio, para que conozca el “Escenario B” del que hablamos. La forma de conseguir un compromiso y una internalización del cambio comienza por comunicar en qué consiste el cambio y cómo será el escenario en el futuro. Las demás opciones quizás contribuyan mínimamente a absorber el cambio organziacional, pero la Reunión de Lanzamiento es definitivamente la que más ayuda. Más que esto: en muchos proyectos la principal causa por la cual se hace una Reunión de Lanzamiento es el querer lograr la aceptación del cambio organizacional por parte del cliente interno.
El Cálculo de la Ruta Crítica del proyecto, la Planificación de Riesgos del proyecto, la Administración de Contratos con proveedores externos pueden contribuir en algunas situaciones a absorber el cambio organizacional, pero generalmente no son muy importantes en este aspecto.

¿Tu proyecto está bajo control?

El principal objetivo del seguimiento y control del proyecto es determinar si el proyecto está bajo control o fuera de control, y ejecutar las acciones correspondientes.

¿Cómo sabemos si el proyecto está bajo control?
El proyecto está bajo control si
se están alcanzando los hitos del proyecto a tiempo,
con los recursos estimados,
con el nivel de calidad pactado, y si
el proyecto continúa siendo aceptable económicamente.

Si no ocurre alguna de las cuatro razones descriptas arriba, el proyecto está fuera de control. Si es así, tan pronto se observen desviaciones hay que replanificar y renegociar la Triple Limitación con los clientes.

¿Qué es controlar el proyecto? Es toda actividad de gestión que asegura que el trabajo real va de acuerdo al plan. Esta actividad:
* Compara lo ejecutado contra lo planificado
* Revela y comunica cuándo y dónde existieron desviaciones al plan
* Pone en marcha acciones correctivas para regresar el proyecto a su camino normal.

¿Qué actividades se realizan en el control y seguimiento?
* Se desarrollan y comunican estándares de productividad que establecen las condiciones o medidas que deben darse cuando las tareas se realizan de forma correcta.
* Se establecen sistemas de monitoreo e informes que determinan qué datos son necesarios, quién los debe recibir y cuándo.
* Se miden los resultados para determinar los niveles de cumplimiento o el alcance de las desviaciones.
* Se toman acciones correctivas para reforzar estándares, ajustar metas o simplemente para realizar tareas en fechas posteriores a lo planificado.
* Se realizan sesiones de retroalimentación (feedback) con el equipo del proyecto para resaltar logros y determinar mejoras de desempeño.


Tomado de varios “BoletinesPM”, del Instituto Argentino de Administración de Proyectos

El Instituto es una empresa del Grupo Leviminond que tiene como misión capacitar a los profesionales y organizaciones en la Administración de Proyectos, formando una comunidad virtual y no-virtual que comparta conocimientos, experiencias y soluciones.

El IAAP tiene un blog. Su objetivo es crear un espacio en donde los profesionales de Administración de Proyectos puedan expresar opiniones, comentarlas, contar anécdotas y publicar ideas. Link al blog, aquí

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