Una creativa alianza logística

Dos empresas que comercializan sus productos en los mismos comercios pueden unirse para mejorar sus procesos de distribución y brindar un mejor servicio al cliente: Editorial Estrada (papelería escolar y comercial, libros de texto y material educativo) y Pelikan (elementos de escritura). Entre ambas articularon sus sinergias para maximizar sus fuerzas de ventas, reducir sus costos y brindar valor agregado a sus productos. Entérese cómo ciertas decisiones, a primera vista atípicas, pueden brindar resultados excelentes (Énfasis Logística Online) Seguir leyendo en VENTADIRECTA·BIZ

Caso de Éxito Estrada – Pelikan

Conozca cómo 2 empresas que comercializan sus productos en los mismos comercios pueden unirse para mejorar sus procesos de distribución y brindar un mejor servicio al cliente. Editorial Estrada, compañía que comercializa papelería escolar y comercial, libros de texto y material educativo, asoció sus fuerzas con Pelikan, empresa que fabrica elementos de escritura, y entre ambas articularon sus sinergias para maximizar sus fuerzas de ventas, reducir sus costos y así brindar valor agregado a sus productos. Entérese en este Caso de Éxito como ciertas decisiones, a primera vista atípicas, pueden influir positivamente en la administración de su depósito y en la distribución de sus mercancías.

Encuentre en este caso cómo estas dos empresas pudieron:
– reducir costos con una nueva configuración de depósitos;
– aumentar las fuerzas de ventas; y
– aprovechar la red de distribución para brindar una ventaja competitiva.
Además, todo esto lo lograron en tiempo récord (ya que las empresas pudieron mudarse juntas en sólo 2 días), y durante el principio de la temporada alta de sus productos. A pesar de estas dificultades, una encuesta realizada entre los clientes demostró que estaban muy satisfechos con los nuevos cambios.

“Son dos empresas distintas que comparten almacenamiento, distribución y fuerzas de ventas”, explica Guillermo Caneto, gerente de Administración y Finanzas y responsable de Servicios al Cliente de Pelikan.
La integración de las dos empresas, gracias a que la base de clientes de ambas coincide en gran medida, generó una eficiencia logística, de costos y aprovechamiento de la capacidad de carga, lo que otorgó una mejora a la cadena valor, tanto de Pelikan como de Estrada.

“La política de ambas compañías es aprovechar sinergias, no decir `a priori´ si algo nos conviene o no. Evaluamos y analizamos cuáles son los beneficios y avanzamos con cautela, porque a veces los cambios generan una sensación de que se van a imponer cosas. Y nosotros pretendemos todo lo contrario. Que todos evalúen las soluciones, que le vean la utilidad y una vez que estamos todos convencidos, vamos para adelante. Esto fue lo que pasó con la sinergia de distribución, donde todos veían el beneficio”, dijo Caneto.

Mudanza en tiempo récord

Aunque en las palabras del ejecutivo de Pelikan la unión de las empresas parece sencilla, esto dista mucho de la realidad. El deposito desde donde se realiza la distribución de ambas compañías se encuentra en la localidad de Carlos Espegazzini (partido de Ezeiza), a 42 kilómetros de la ciudad de Buenos Aires.
“Hubo que desarmar el depósito anterior, armar estanterías en Espegazzini, hacer un inventario de la mercadería, preparar los camiones, cargarlos y reubicar todos los productos. Y todo en un fin de semana. En cuanto a lo administrativo, hicimos todo a última hora y el lunes estábamos facturando”, explica Osiris Ulman, jefe de Distribución de Estrada.
Y agrega que “toda la gente involucrada en el proceso estaba muy predispuesta. De no haber sido así, esta operación no hubiera resultado exitosa. Tuvimos que hacer muchas operaciones que son difíciles de realizar juntas. Nos organizamos, por ejemplo, marcando los pallets con la ubicación que les correspondían. Entonces, cuando entraban al depósito, se los llevaba a su ubicación, intentando copiar el mismo formato de depósito que anteriormente tenía Pelikan.”

La gran satisfacción de ambas empresas fue que esta mudanza la hicieron en el peor momento para salir del anterior depósito: en el comienzo de la temporada alta de los productos de librería, en el mes de noviembre. Y también en un tiempo récord: dos días en los que se movilizaron 50 personas y aproximadamente 30 camiones.
“La dificultad de incorporar a las 2 empresas fue que lo hicieron a principio de temporada, en el momento dónde hay más tránsito de mercadería, porque si esperábamos, teníamos que hacerlo el próximo año, porque en noviembre se hace el stock de mercadería y la distribución fuerte comienza en febrero”, explica Caneto
“El día que terminó la mudanza” continúa el ejecutivo de Pelikan, “empezamos a facturar, no se demoró un día la primer factura. Y mientras estaban terminando de acomodar la mercadería, se estaba empezando a pickear.”

Compartiendo espacio

Para Estrada, compartir el depósito con Pelikan significó tener que reorganizarse en cuanto al lugar que disponía, para brindarle un espacio cómodo en el que almacenara sus productos.
A la hora de incorporar a la nueva empresa, Ulman señala que “primero nos dimos cuenta que teníamos más lugar del que pensábamos”. Y continúa explicando: “tuvimos que reacondicionar toda la forma de estibaje, porque antes se acumulaba mercadería en diversos lugares y pasamos a hacerlo más en bloque, no dejando tantos pasillos y así ganamos lugar.”

Estrada aprovechó en su favor la nueva configuración, y ganó eficiencia. “En lo que es el sector del picking, tuvimos que desarmar parte de las estanterías para hacer un bloque de los productos que más salen. Y eso ayudó a que la separación de los pedidos fuera mucho más rápida para nosotros, porque había más volumen en el sector dónde se preparan”, dice Ulman.
Caneto cree que “la infraestructura que tiene Estrada es muy buena, y eso nos permite a nosotros no sólo tener espacio en el warehouse, sino que también podemos aprovechar la parte de servicios y oficinas, porque también mudamos gente de abastecimiento y distribución al depósito. Y las comodidades son muy superiores a las que podríamos tener por nuestra propia cuenta.”
Además, este cambio le permitió a Pelikan ahorrar tiempo en la preparación de pedidos. Antes, debían ir a una base de transferencia, donde éstos se consolidaban para hacer eficiente la parte logística. “En cambio ahora”, explica Caneto, “donde está el stock le estamos despachando directamente al cliente. Esa configuración nos permitió bajar los tiempos en un 15%, ya en plena temporada, que es cuando más se exige la red de distribución.”

Integración empresaria

A pesar de compartir la distribución de sus productos, cada empresa continuará con sus procesos administrativos por separado, al menos en una primera etapa.
Ulman explica que “diferenciamos las operaciones de Pelikan y de Estrada, no tanto con el personal, porque en determinado momento utilizamos el de ambas compañías, según la necesidad. Pero sí administrativamente, porque el sistema de Pelikan es totalmente distinto al nuestro.”
Y continúa: “en el único momento que ambas empresas se juntan es en el ruteo. que es manual, no tenemos ningún programa ni sistema. Ahora estamos investigando en ese aspecto. Pero resulta complejo adaptar los sistemas por la forma que trabaja Estrada. Si nos ajustamos a ellos perdemos servicios. Estamos buscando un sistema que se adecue a nosotros”, explica Ulman.

Pero, además, ahora Estrada está teniendo un cambio de sistema de administración, así que eso también demorará la decisión hasta que esta solución este implementada.
“En realidad, estamos bastante bien, pero hay demasiado esfuerzo humano”, señala Ulman, y agrega que sistematizar la operatoria un poco más, la va a simplificar, intentando no perder la operatividad y la eficiencia con la que entregan.
Por su parte, Caneto dice que “Pelikan ya tiene un sistema con el trabaja muy bien. Pero dependerá de la experiencia de Estrada en la incorporación de un medio de administración para pensar en una segunda etapa de unión.”

Trabajando en conjunto

En la integración, no sólo hay que tener en cuenta los sistemas, sino también los artículos que cada empresa comercializa; ya que, cada uno posee su particularidad. “Tenemos que seguir avanzando en el conocimiento de los productos de Pelikan, para lograr mejorar en la próxima temporada. Sobre todo en el embalaje, en el armado del pallet, en la forma en que recibe la mercadería el cliente, y en cómo hacer con la mercadería que va a al interior para que no sea maltratada durante el transporte”, explica Ulman.
Y agrega que en Estrada ya conocen cómo hacerlo, porque es mercadería más dura. En cambio, la de Pelikan es más frágil.
“Si maltratas un producto que contiene tinta, esta puede arruinar toda la mercadería”, explica Caneto y brinda un ejemplo muy gráfico para diferenciar los productos de ambas empresas: “el picking de Estrada se hace con la uña del pallet y el de Pelikan con la mano, es más artesanal.”

Ulman también cree que con Pelikan, tienen que mejorar un poco más la relación entre ventas y distribución, “que es buena, pero tenemos que llegar a lograr la relación que tenemos con ventas de Estrada”. El directivo también opina que ambas empresas deben llegar a tener más confianza, más seguridad, “ellos confiar más en nosotros y nosotros confiar más en ellos.”
“Con respecto a lo operativo, habría que hacer algunos pequeños cambios, pero son ínfimos, como coordinar el horario de recepción de mercadería”, agrega.
Estrada tiene planeado ampliar el espacio físico de almacenamiento de Pelikan, lo cual conllevará una mejora considerable y ayudará también a que sea más rápido el pickeo y el ingreso de mercadería. “Los tiempos que tenemos ahora son buenos, pero estoy seguro que los vamos a mejorar”, completa Ulman.

Resultado satisfactorio

Para ratificar que el plan de integración fue un éxito, Caneto comenta que “todos los años hacemos encuestas de satisfacción de clientes, que califican entre 10 y 12 atributos de calidad de satisfacción de servicios, y este año los 3 relacionados directamente con la logística (rapidez de la entrega, calidad de la entrega y atención del transportista) tuvieron mejoras y ya están en el promedio del 93% de aceptación.
“Este año, incluso en el medio de la migración y en pleno auge de la temporada, implementamos un servicio que aseguraba la recepción del pedido entre 24 y 48 horas después de realizarlo”, agrega.

“Anteriormente, nosotros estábamos trabajando con un operador logístico con el que estábamos satisfechos; pero, por la propia configuración de la red logística del grupo Estrada, convenía hacer este cambio”, dice Caneto. “Y la verdad que funcionó muy bien. Ahora lo que estamos haciendo es un proceso de afinación en cuanto a lo administrativo, pero eso es `sintonía fina´. Estamos muy satisfechos con el cambio.”

Ambos ejecutivos señalan que la unión de ambas empresas fue útil para aprovechar la fuerza de ellas. Para Estrada y Pelikan, haber mejorado lo que ya era bueno, fue muy reconfortante.
“Realmente estamos muy conformes con la operación, ahora tenemos que proponernos un objetivo para el año que viene”, plantea Caneto.
Y Ulman fija el desafío: distribuir a otra firma y ocupar el transporte durante la temporada baja, de abril a noviembre.Habrá que esperar para saber si es posible que 3 empresas compartan el almacenamiento y la distribución de sus productos.

Publicado en mayo/2006 en Énfasis Logística online, www.enfasis.com/logistica/