Construyendo entornos colaborativos

José Salgado, en ICTNet (específicamente en la comunidad de Management y Economía del Conocimiento) nos anticipa: Interesante documento de Anecdote, empresa especializada en la gestión del conocimiento. En este PDF, trazan una guía sobre la construción de entornos colaborativos. Qué modelo tenemos en la filosofía de la empresa, cuál podemos implementar para mejorar, trucos para detectarlos y potenciarlos. Es un resumen interesante para aquellos que estáis interesados en temas de cooperación y colaboración. El mencionado archivo (en descarga directa) está en inglés, sigue mi propio resumen en castellano. Seguir leyendo en VENTADIRECTA·BIZ

Construyendo un ambiente de trabajo colaborativo

Estamos en un ambiente absolutamente nuevo hacia la innovación y los resultados. Vivimos consultando y atendiendo a a nuestros clientes y trabajando junto a ellos en nuestros ciclos de innovación. La innovación demanda colaboración. Lo mismo, la producción. No somos diferentes eslabones de una línea de producción, las tareas cambian rápidamente, es necesario adquirir nuevos conocimientos constantemente. Se nos hace necesario identificar otras personas que tienen las otras piezas del puzzle y trabajar con ellas para resolver situaciones crecientemente complejas a una velocidad cada vez mayor.

Se nos hace imperioso ser ’superestrellas’ de la colaboración. El problema es que la misma es una habilidad y sus prácticas raramente son enseñadas. Es algo que aprendemos en el trabajo bajo un esquema de prueba y error.

Pero nuestro desafío no termina allí. Una organización capaz de apoyar la colaboración es altamente dependiente de su cultura organizacional. Y algunas la favorecen – y otras tienden a rechazarla.

Para peor, muchos proveedores de tecnología han convencido a muchas organizaciones que sólo necesitan comprar software para lograr la colaboración. Muchas grandes empresas que han comprado el IBM Collaboration Suite o el Microsoft’s Solutions for Collaboration no están obteniendo resultados porque la gente no sabe cómo colaborar efectivamente o su propia cultura rechaza la colaboración.

Desde luego que la tecnología juega un rol importante: la tecnología hace que las cosas sean posibles, las personas hacen que las cosas pasen.

Este paper consta de tres partes:
1- Exploramos qué queremos decir cuando hablamos de colaboración y poor qué las organizaciones y los individuos deberían desarrollar sus habilidades para colaborar. Luego,
2- detallamos una serie de pasos para desarrollar capacidad colaborativa. Finalmente,
3- suministramos un test para que Ud mida su capacidad colaborativa actual.

Qué es colaboración:

Piense en una reunión con varias personas alrededor de un tablero, una de las personas escribiendo, hablando y explicando. De repente, uno de sus colegas se acerca y hace su aporte a lo escrito, sugiriendo otra perspectiva. Una nueva línea de pensamiento aflora, la conversación está plena de ideas y con cada palabra el grupo se acerca a su objetivo común.

Y qué tal cuando, atendiendo a un difícil problema en su trabajo, Ud recordó que alguien de su agrupación profesional que le habló de un problema similar? Ud. decide ir a la reunión mensual y pedir consejo, para volver cargado de nuevas ideas de otros colegas de su comunidad.

Podemos expandir nuestra red de colaboración más aún, proponiendo una consulta online y obteniendo respuestas de gente que no conocemos. Y pueden ser buenas respuestas. Simplemente piense en la comunidad colaborando en programas Open Source, en la riqueza de conocimientos volcada en Wikipedia, por ejemplo.

La colaboración es un proceso a través del cual personas que perciben diferentes aspectos de un problema pueden constructivamente explorar sus diferencias y buscar soluciones que van más allá de su propia y limitada visión de lo que es posible.

Tres tipos de colaboración:

Colaboración en equipo, en la que los miembros son conocidos, hay claras interdependencias de tareas, se espera reciprocidad, y hay claros objetivos y límites de tiempo. Para lograr el objetivo, los miembros deben cumplir sus tareas interdependientes dentro de los plazos establecidos. Se supone que cuando hay un liderazgo explícito, los participantes colaborarán por igual y recibirán el mismo reconocimiento. Esto puede ocurrir con partners externos, pero siempre hay un mandato claro y roles definidos.

Colaboración en comunidad, en la que se comparte un área de interés, pero el objetivo más frecuentemente está enfocado en aprender que en realizar tareas. La gente comparte y construye conocimiento más que completar proyectos. Los miembros pueden acudir a sus comunidades para ayudarse a resolver sus problemas haciendo consultas y trayendo de regreso los consejos recibidos para implementarlos en sus propios equipos. Existe reciprocidad dentro del grupo, no necesariamente uno-a-uno.

Colaboración en red, va más allá de la naturaleza centrada en las relaciones que da el equipo o la comunidad. Comienza con una acción individual, que se acrecienta con una red de individuos colaborando o rastreando algo en la red. No hay membresía ni plazos, no hay roles explícitos, los miembros no suelen conocerse entre sí. Esta forma de colaboración surge del advenimiento de las redes sociales, explícitas o implícitas, la ubicua conectividad a internet y la posibilidad de conectarse con distintas personas a través de la distancia y el tiempo. Es una respuesta al extraordinario volumen de información que estamos creando. Así, las redes son mecanismos para la captura de conocimiento e información, así como su creación y filtrado.

El test:

Quince preguntas para contestar verdadero o falso. Tenga una idea sobre cuán colaborativa es su organización, o en qué aspectos necesita mejorar:

Equipo:
1- Uds acceden a la colaboración como pares, cada miembro jugando un rol?
2- Los equipos son reconocidos y valorados como un unidad?
3- La gente ingresa a los grupos con un sentimiento de promesa?
4- Hay alguien en su organización con quien Ud puede hablar, para aprender más acerca de la colaboración?
5- Ud tiene acceso a tecnologías de colaboración relevantes y útiles, y se lo anima a utilizarlas?

Comunidad:
6- Hay otras personas en la organización que tiene intereses y pasiones similares con quienes Ud se conecta regularmente para aprender uno del otro?
7- Su organización soporta activamente comunidades de práctica?
8- Las conversaciones que su comunidad mantiene, son comprometidas y lo ayudan a realizar mucho mejor su trabajo?
9- Su comunidad es coordinada por una persona apasionada, y soportada por un pequeño grupo que realmente se preocupa por la existencia de la comunidad?
10- Los gerentes ven el valor de que Ud participe en su comunidad y soportan activamente su participación?

Red:
11- Más de la mitad de los miembros de su organización hacen bookmarking y tagging de websites?
12- La gente puede contar cómo, gracias a los bookmarks de otra persona, encontró información que generó aportes importantes a su trabajo?
13- Se formaron nuevas comunidades basadas en haber descubierto que distintas personas estaban interesadas en los mismos tópicos?
14- La organización soporta activamente el uso de tecnologías colaborativas en red, como bookmarking social, blogs, wikis, tagging y RSS?
15- Los máximos líderes usan tecnologías de colaboración en red?

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Autoevaluación: Otórguese un punto por cada ’sí’. Sume los punto sobtenidos.
15 puntos. El nirvana de la colabración. Si a Ud le gusta trabajar en redes, comunidades y equipos de alto rendimiento, nunca deje esta organización.
11-14 puntos. Súper bien. Montones de oportunidades para resolver problemas complejos y alcanzar tremendos resultados.
5-10 puntos. Más o menos. Las cosas mejoran, allí hay signos de vida.
1-4 puntos. Deprimente. La mayor parte del tiempo el héroe aparece en su caballo blanco, salva el día y recibe toda la gloria, a pesar de todo el trabajo pesado que todo el mundo realizó.
0 puntos. El infierno de la colaboración. Si a Ud le interesa la colaboración, … qué está haciendo ahí?

Factores de éxito:

Se ofrece esta lista con el ánimo de señalar lo que se cree que es importante, pero no son definitivas ni completas. Se intentan dar pautas del tipo de cultura requerida para favorecer la colaboración.

Equipo:

• Propósito y objetivos comunes
• Se valoran sus resultados
• Presión para cumplir con los plazos
• Problemas complejos que no puede resolver una sola persona
• Un proceso explícito para hacer las cosas (no se requiere percepción extrasensorial)
• Roles claramente definidos
• Conocimiento de los estilos de trabajo, comunicación y conocimiento de los demás
• Admiración por las capacidades y habilidades de los miembros más relevantes del equipo
• Recursos suficientes para realizar el trabajo, pero no tantos como para que el team pierda su necesidad de buscar los suyos propios
• Actividades sociales regulares como para construir confianza entre los miembros del equipo

Comunidad:

• Cada miembro se compromete con un tema cada vez que su identidad está involucrada en el mismo
• Existe un coordinador que genera actividades, intercambio de conocimientos y oportunidades para aprender
• Actividades sociales regulares para generar confianza mutua y nuevas conexiones sociales entre los miembros
• Oportunidades para poner en práctica y ganar experiencia, u obtenerla de segunda mano atendiendo a las de los demás miembros
• Líderes que ven el valor de la comunidad e incentivan a su staff a participar o al menos no los desaniman
• Fuerte compromiso ejecutivo proveyendo legitimidad, recursos y ayuda cuando las cosas se ponen críticas
• Un grupo central de miembros de la comunidad que se proecupan por el grupo y proveen dirección y entusiasmo hacia las actividades
• Miembros que funcionan como conectores, ayudando a la gente a encontrar a otros dentro de la comunidad
• Encuentros regulares para ayudar a la comunidad a encontrar su propio ritmo
• Aprecio de parte de la periferia, que aunque sea silenciosa aprende y lleva los conocimientos de la comunidad a su exterior
• Miembros que pertenecen a comundades relacionadas, que producen intercambio de ideas e información

Redes:

• Tecnología para almacenar y recuperar información de interés, lo que la hace inmediatamente ubicable por cualquier miembro de la red
• Convicción de que el uso de tecnologías sociales (como el bookmarking) ahorra tiempo y ayuda a la colaboración dentro del equipo y la comunidad
• Tener diversas habilidads dentro de la organización (buscar, conectar, filtrar) y hacer que la información tome sentido trayendo de regreso de la red, resultados para la organización . no es necesario que todos lo hagan, pero sí los suficientes
• Tolerancia por el alto volumen de información , sabiendo que se puede tomar lo que se necesite, pero no el río completo
• Habilidad para ver conexiones entre diversas señales y bits de informacióConexiones entre equipos, comunidades y amplias redes como fuentes de nuevas ideas y miembros

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Hay más en un pdf en inglés de 11 páginas.
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La nota original en ICTNet (hay que registrarse para leerla, es gratis), link aquí
Si Ud está convencido de que la colaboración es capaz de producir sinergia, situación en la que el todo es mayor que la suma de las partes, este artículo le resultará útil